Drie manieren om slimmer hybride samen te werken

Publicatiedatum: afbeelding bij

Online meetings, e-mail, chat en andere communicatiemiddelen, het zorgt voor nogal wat stress. Volgens onderzoek voelde het afgelopen jaar meer dan de helft van de mensen zich overwerkt en zei bijna veertig procent van de mensen dat ze uitgeput waren. Door je communicatiemiddelen slim in te zetten, haal je heel wat druk van de ketel.

Overwerkt en uitgeput

Het lijkt inmiddels alweer eeuwen geleden, toch is het nog maar anderhalf jaar terug dat Bruno Bruins, toen nog minister voor Medische Zorg & Sport, de inmiddels fameuze woorden sprak: ‘Mensen in heel Nederland worden opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken’. Ineens werd thuiswerken de norm – voor wie dat mogelijk was – en het aantal online meetings explodeerde van de ene op de andere dag. Tel daar de communicatie via mail, chat en zakelijke socialemediakanalen bij op en het is niet verbazingwekkend dat het voor veel mensen te veel werd. Volgens onderzoek, uitgevoerd door Microsoft een jaar na de uitbraak van de pandemie, voelde maar liefst 54 procent van de mensen zich overwerkt en zei 39 procent van de mensen dat ze uitgeput waren.

FOMO

Volgens Jeff Teper, corporate vice president van Microsoft 365 Collaboration, hadden veel mensen last van FOMO – fear of missing out. Zo zegt hij in dit artikel: ‘Mensen waren bang om het soort informatie te missen dat ze normaal bij het koffieapparaat oppikten.’ Maar al die zogenaamde asynchrone communicatietools zorgden blijkbaar ook voor veel druk. Met slimme strategieën kun je echter profiteren van de flexibiliteit van die asynchrone tools zonder dat dat voor extra stress zorgt. Zo kun je zelfs de beperkingen van ruimte en tijd wegnemen. Hier volgen drie dingen die je kunt doen om effectiever om te gaan met deze asynchrone tools.

1 Herontdek je vergadercultuur

Vergaderen is een handig hulpmiddel en voor bepaalde taken zoals brainstormen is een fysieke bijeenkomst zelfs essentieel. Maar hoe vaak verlaat je niet een vergadering met het gevoel: dit hadden we ook wel met een e-mail afgekund? Te veel vergaderingen leiden onvermijdelijk tot een burn-out. Bovendien zijn vergaderingen voor het consumeren of delen van bepaalde soorten informatie helemaal niet het beste middel. Bij Microsoft heeft men gezocht een balans te vinden tussen online vergaderingen en asynchroon samenwerken. Allereerst hebben ze er een gewoonte van gemaakt om aan elke uitnodiging voor een vergadering een goede briefing toe te voegen. Zo heeft iedereen een goed idee van wat er wordt behandeld en is het eenvoudiger te besluiten of je er daadwerkelijk bij moet zijn. Wie vindt dat het niet nodig is om bij een bepaalde vergadering aanwezig te zijn, is daar vrij in.

Managers bij Microsoft ontdekten dat ze ook het gevoel van FOMO kunnen tegengaan door ervoor te zorgen dat al het niet-gevoelige materiaal dat in de vergadering aan bod komt, met iedereen in de organisatie wordt gedeeld. Degenen die de vergaderingen leiden, plaatsen de dia’s en notities in een Teams-kanaal. Ook het opnemen en transcriberen van vergaderingen blijkt een groot succes, zodat mensen op een voor hen geschikt moment de vergadering kunnen terugluisteren of doorzoeken op interessante informatie.

‘Het feit dat we asynchroon en synchroon op zo’n naadloze manier hebben samengebracht, geeft mensen meer tijd om productiever te zijn’, zegt Teper. ‘In plaats van een uur in die vergadering te zitten, kan ik mezelf in vijf minuten inlezen.’

2 Verbeter realtime vergaderingen door ze te combineren met asynchrone communicatietools

Organisaties kunnen hun efficiëntie ook verhogen door kritisch te zijn op het feit wanneer realtime samenwerking essentieel is en wanneer niet. Zo ging het managementteam bij Microsoft voorheen door meerdere vergaderrondes om de zakelijke doelstellingen voor het volgende jaar te bepalen. Dit jaar deden ze het anders. In één voorbereidende vergadering werden de prioriteiten op het hoogste niveau vastgesteld. Vervolgens werkte men samen aan gedeeld document, en sloot men het proces af met één slotvergadering.

Het delen van een vergaderverslag waartoe iedereen op elk moment toegang heeft, is ook heel waardevol. Door dingen op te schrijven, voorkom je misverstanden. Bij Microsoft worden veel tools ingezet om de productiviteit verder te verhogen, vertelt Teper: ‘In Teams ondersteunen we chats en documenten met functies voor co-creatie. We integreren ook besluitvormingstools zoals Power BI, taakbeheertools zoals Planner, ontwikkelingstools zoals Azure DevOps en apps van derden zoals Atlassian en Trello.’

Al deze tools kunnen helpen om vergaderingen efficiënter en nuttiger te maken. Soms kan asynchrone communicatie een vergadering zelfs helemaal vervangen. Er kan bijvoorbeeld een statusupdate plaatsvinden in een Teams-kanaal in plaats van in een videoconferentie. Het voegt flexibiliteit toe en zorgt ervoor dat de content altijd vindbaar is.

3 Creëer normen die het beste werken voor jouw team

Elk team moet experimenteren om te ontdekken hoe het het beste kan communiceren en samenwerken. Roepen dat e-mail niet meer is toegestaan, zal waarschijnlijk niet werken. Maar als je medewerkers daadwerkelijk het voordeel ervaren van het kunnen vinden van alle bestanden, berichten en ander communicatie rondom een project binnen een Microsoft Teams-kanaal, dan gaan ze al snel overstag.

Natuurlijk is niet iedereen altijd maar online. Zeker als je werkt in verschillende tijdzones, heb je te maken met het feit dat mensen niet direct reageren op mails of andere berichten. Een nieuwe functie in Teams die daar mooi op inspeelt, is de mogelijkheid om berichten uit te stellen. Microsoft Viva doet daar nog een schepje bovenop door te vragen ​of je de bezorging van berichten die buiten de normale werktijden worden verzonden, automatisch wilt vertragen. Waarom dit belangrijk is? Als een medewerker na werktijd een bericht ontvangt van een collega of zijn of haar manager, voelt hij of zij zich misschien genoodzaakt te reageren. Door berichten uit te stellen tot de volgende werkdag, zorg je dat mensen zich niet verplicht voelen om te reageren.

Profiel MostWare

MostWare

Bij MostWare geloven we dat iedere organisatie toegang moet hebben tot de mooiste IT-oplossingen.

Profiel MostWare ›