Heb jij je Microsoft 365 omgeving nog onder controle?
Om succesvol met Microsoft 365 te kunnen werken, is het belangrijk om duidelijke regels en afspraken rond het gebruik op te stellen en vast te leggen. Daarbij komen vraagstellingen naar voren zoals: wie mag wanneer een Team aanmaken en wanneer communiceer je via Teams en wanneer via e-mail? Als je dat niet doet, zit je in no time met vele SharePoint- en Teams-sites waarvan het doel niet duidelijk is. Dat leidt niet alleen tot een wirwar van doelloos ‘rondzwevende’ sites, waarvan niemand meer weet waar ze voor dienen, het zorgt ook voor dubbelingen van data. Als je dan ook het overzicht verliest over wie waar toegang toe heeft – intern én extern – is de chaos compleet.
Bezint eer ge begint
Idealiter start je goed, maar wat als organisatie later in de problemen komt? Zo nam een organisatie onlangs contact met ons op omdat ze de grip op hun IT-omgeving kwijt waren. Uit onze inventarisatie bleken er voor zo’n honderd medewerkers ruim 400 Teams-sites te bestaan. Daarbij kwam nog, dat nauwelijks iemand nog wist wat de functie van welk Team was. Dit is zeker geen uitzondering: bij veel organisaties wordt pas met terugwerkende kracht nagedacht over governance. In een ideale wereld denk je vooraf na over regels en afspraken die gelden voor je IT-omgeving en leg je die vast in een governance plan.
Maak er geen IT-feestje van
Er wordt nog weleens gedacht dat de implementatie van een dienst als Microsoft 365 een IT-feestje is. Als je het goed doet, is het dat niet. Het gaat erom dat je – in samenspraak met de stakeholders – eerst een inventarisatie maakt van de processen, de middelen en de behoeften in een organisatie. Daarna komt pas de implementatie van de techniek. Dat gaat samen met het borgen van werkafspraken en een goed adoptieplan. Zo kom je tot een toekomstbestendige, veilige en productieve IT-omgeving, die overzichtelijk is en waar je ook op lange termijn mee uit de voeten kunt.
Controle over je Microsoft 365 omgeving
Om de implementatie van Microsoft 365 tot een succes te maken is het cruciaal om vooraf duidelijke regels en afspraken rond het gebruik op te stellen en dit vast te leggen in een ‘Governance plan’. Dit is belangrijk om tot een veilige en weloverwogen inrichting te komen en als verantwoording voor de gemaakte keuzes. Daarnaast maakt het zowel de uitrol, het beheer als de adoptie door gebruikers een stuk eenvoudiger.
Maak je al gebruik van Microsoft 365, maar heb je het gevoel dat je de grip kwijt begint te raken? Dan is het verstandig om alsnog duidelijke regels en afspraken rond het gebruik op te stellen en vast te leggen.